Proton Mail Account einrichten

Der RCZ nutzt Proton Mail Business (Essential) für alle Vorstands- und Support-Mailadressen. Deine Adresse hat das Schema rolle@rc-zuerich.ch (z.B. praesident@rc-zuerich.ch).

Voraussetzungen:

• Der IT-Supporter hat deinen Account bereits angelegt und übergibt dir das Initial-Passwort persönlich oder über einen sicheren Kanal.
• Zugang zu deinem Smartphone (für 2FA und die Proton-Apps).
• Zugang zu deiner bestehenden Netzone-Mailbox (für die Migration).

Tipp

Jede Sektion ist eigenständig durchführbar — du kannst z.B. die Anleitung für ein starkes Passwort einzeln aufrufen oder die Migration später nachholen.

Hinweis

Alle Schritte sind sowohl für die Browser-Version (account.proton.me) als auch für die mobile App (Proton Mail iOS/Android) beschrieben.

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1. Starkes Passwort erstellen & sichern

Dein Proton-Account-Passwort schützt deine gesamte Mailbox, Pass-Einträge, Kalender und Drive. Es muss stark, einzigartig und sicher abgelegt sein.

Anforderungen

• Mindestens 16 Zeichen — länger ist besser
• Einzigartig — nirgends sonst verwendet
• Empfehlung: Passphrase aus 5–6 zufälligen Wörtern (z.B. via diceware) — leichter zu merken als kryptische Zeichen, gleich sicher

Wie generieren?

Ein guter Generator ist in jedem Passwort-Manager eingebaut:

• Bitwarden, 1Password, KeePass(XC) — Passphrase-Generator
• Apple Passwords (iCloud Schlüsselbund) — generiert starke Passwörter
• Google Passwords — analog

Sicher ablegen — Pflicht

Das Passwort muss an mindestens einem Ort ausserhalb von Proton gespeichert sein. Such dir eine der folgenden Methoden aus:

• Persönlicher Passwort-Manager: Bitwarden, 1Password, KeePass, Apple Passwords oder Google Passwords
• Empfohlen zusätzlich: Ausgedruckt im persönlichen Tresor / Bankschliessfach

Achtung

Speichere dein Proton-Account-Passwort nicht in Proton Pass. Pass entsperrt sich mit demselben Passwort — du sperrst dich aus, wenn du es vergisst (Henne-und-Ei-Problem).

Hinweis

Falls du dein Passwort verlierst: Mit der Recovery-Phrase (siehe nächste Sektion) kannst du den Zugang wiederherstellen. Ohne Recovery-Phrase und ohne Passwort kann nur der IT-Supporter den Account zurücksetzen — dabei werden allerdings verschlüsselte Daten unwiderruflich verloren.

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2. Proton-Account erstmalig anmelden

1. Browser: account.proton.me öffnen. App: Proton Mail aus dem App Store (iOS) oder Play Store (Android) installieren und öffnen.

2. Mit deiner Mailadresse rolle@rc-zuerich.ch und dem Initial-Passwort vom IT-Supporter anmelden.

3. Initial-Passwort ändern. Im Browser: Einstellungen → Konto und Passwort → Passwort ändern. Verwende das in Sektion 1 erstellte starke Passwort.

4. Recovery-Optionen einrichten. Einstellungen → Konto und Passwort → Wiederherstellung:

   • Recovery-E-Mail hinterlegen (deine private E-Mail-Adresse)
   • Recovery-Phrase generieren — 12 Wörter, sicher notieren

Tipp

Recovery-Phrase ausdrucken und im persönlichen Tresor ablegen. Das ist dein letzter Rettungsanker — ohne sie kann nur der IT-Supporter zurücksetzen, was Datenverlust bedeutet.

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3. Aliase einrichten

Aliase sind zusätzliche Adressen, die in derselben Mailbox landen. Du brauchst zwei:

• Persönlicher Alias auf der RCZ-Domain: vorname.nachname@rc-zuerich.ch — damit dich Leute auch unter deinem Namen erreichen.
• Übergangs-Alias auf der Proton-Domain: <rolle>-rc-zuerich@proton.me — wird in Sektion 6 für den Auto-Forward von Netzone gebraucht.

Hinweis

Ob der gewünschte Übergangs-Alias auf @proton.me noch frei ist, siehst du erst beim Anlegen. Falls belegt: eine Variante wählen (z.B. mit Vorname).

Persönlichen Alias anlegen (RCZ-Domain)

1. Browser: account.proton.me → Einstellungen → E-Mail → Identitäten und Adressen → Neue Adresse hinzufügen.

2. vorname.nachname@rc-zuerich.ch eintragen, Anzeigename und Signatur setzen.

3. Standard-Sendeadresse festlegen — in der Regel rolle@rc-zuerich.ch (rollenbasiert), damit ausgehende Mails immer von der Rolle kommen.

Übergangs-Alias anlegen (Proton-Domain)

1. Einstellungen → E-Mail → Identitäten und Adressen → Neue Adresse hinzufügen → Proton-Domain wählen.

2. Adresse <rolle>-rc-zuerich@proton.me (z.B. praesident-rc-zuerich@proton.me) eintragen.

3. Ist die Adresse belegt: alternative Variante wählen (z.B. rcz-praesident@proton.me). Notiere dir die finale Adresse — du brauchst sie in Sektion 6.

Tipp

Eine Mail-Signatur kannst du für jede Identität separat einrichten (Einstellungen → E-Mail → Identitäten und Adressen → bearbeiten).

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4. 2FA mit Proton Authenticator

Zwei-Faktor-Authentifizierung schützt dein Konto auch dann, wenn jemand dein Passwort kennt.

1. Proton Authenticator installieren:

   • iOS: App Store
   • Android: Play Store
   • Desktop & weitere Plattformen: proton.me/authenticator

2. In der App mit deinem Proton-Account anmelden — so werden deine 2FA-Codes verschlüsselt zwischen Geräten synchronisiert (Komfort bei Gerätewechsel).

3. 2FA in Proton aktivieren. Browser: account.proton.me → Einstellungen → Konto und Passwort → Zwei-Faktor-Authentifizierung → Authenticator-App aktivieren.

4. QR-Code scannen mit Proton Authenticator.

5. Backup-Codes generieren — Proton zeigt dir eine Liste an. Ausdrucken und im Tresor ablegen. Diese Codes sind das Sicherheitsnetz, falls du dein Smartphone verlierst.

Hinweis

Andere TOTP-Apps funktionieren ebenfalls (Aegis auf Android, 2FAS auf iOS/Android, Apple Passwords mit TOTP). Diese benötigen keinen Proton-Login, synchronisieren dafür aber nicht zwischen Geräten.

Tipp

Die Backup-Codes sind das eigentliche Sicherheitsnetz — wichtiger als die Wahl der App. Ohne Backup-Codes und ohne Authenticator-Gerät bist du ausgesperrt.

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5. Proton Pass installieren

Proton Pass ist Pflicht für alle clubbezogenen Logins — Jira, Hygraph, GitLab, Matrix, Netzone, etc. So sind alle Zugangsdaten an einem zentralen, verschlüsselten Ort.

1. Proton Pass installieren:

   Plattform	Link
   iOS	App Store – Proton Pass
   Android	Play Store – Proton Pass
   Desktop & Browser-Extensions	proton.me/pass/download

2. In jeder Pass-Installation mit deinem Proton-Account anmelden.

3. Bestehende clubbezogene Logins migrieren (Jira, Hygraph, GitLab, etc.) — entweder manuell hinzufügen oder beim nächsten Login von Pass speichern lassen.

Achtung

Speichere dein Proton-Account-Passwort nicht in Pass. Pass entsperrt mit dem Account-Passwort — siehe Sektion 1.

Tipps

• Browser-Extension installieren (Chrome, Firefox, Safari, Edge): Pass schlägt beim Login Zugangsdaten automatisch vor und kann neue Logins direkt im Browser speichern.
• App-Autofill aktivieren für native Apps:
  • iOS: Einstellungen → Allgemein → Autofill und Passwörter → Proton Pass aktivieren
  • Android: Einstellungen → System → Sprachen und Eingabe → Autofill-Dienst → Proton Pass

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6. Auto-Forward bei Netzone einrichten

Solange die MX-Records noch auf Netzone zeigen, kommen neue Mails dort an. Mit einem Auto-Forward auf deinen Proton-Übergangs-Alias landen sie ohne Verzögerung in deiner Proton-Mailbox.

Voraussetzung: Der Übergangs-Alias aus Sektion 3 (<rolle>-rc-zuerich@proton.me oder die Variante, die du gewählt hast) ist eingerichtet.

1. Netzone-Webmail öffnen (netzone.ch Webmail-Login) oder im Netzone-Control-Panel.

2. Zu Filter / Weiterleitung / Auto-Reply navigieren (genaue Bezeichnung kann variieren).

3. Neue Weiterleitung erstellen:

   • Ziel: dein Proton-Übergangs-Alias (z.B. praesident-rc-zuerich@proton.me)
   • Originalmails behalten: ja (bis die Migration in Sektion 7 abgeschlossen ist und die MX-Records umgestellt sind)

4. Mit einer Test-Mail an deine alte Netzone-Adresse prüfen, dass sie in Proton ankommt.

Hinweis

Die MX-Records werden erst nach abgeschlossener Migration vom IT-Verantwortlichen umgestellt. Bis dahin ist der Auto-Forward dein Übergangs-Setup.

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7. Mailbox migrieren (Easy Switch)

Mit Proton Easy Switch kopierst du deine bestehenden Mails (und optional Kontakte/Kalender) von Netzone nach Proton. Der Vorgang läuft serverseitig und kann 1–2 Wochen dauern, je nach Mailmenge.

Voraussetzung: IMAP-Zugangsdaten von Netzone (Server, Port, Username, Passwort). Falls Netzone IMAP nicht standardmässig aktiviert hat oder ein App-Passwort verlangt: IT-Supporter fragen.

1. Browser: account.proton.me → Einstellungen → Mail importieren → Easy Switch starten.

2. IMAP-Provider: «Andere» / «Other» wählen.

3. Netzone-Zugangsdaten eintragen:

   • E-Mail: deine alte Netzone-Adresse (z.B. vorname@rc-zuerich.ch, sofern dort gehostet)
   • Passwort: dein Netzone-Mail-Passwort
   • Server: IMAP-Server von Netzone (z.B. mail.netzone.ch — bestätigen lassen)
   • Port: typischerweise 993 (IMAP über SSL/TLS)

4. Optionen wählen:

   • Alle Ordner importieren (oder gezielt auswählen)
   • Zeitraum: alle Mails (oder ab einem Datum)
   • Labels/Ordner-Mapping: Standard übernehmen

5. Import starten. Du kannst den Browser/Webclient schliessen — der Import läuft im Hintergrund.

Hinweis

Du erhältst eine Mail-Benachrichtigung von Proton, wenn der Import abgeschlossen ist. Den Status siehst du jederzeit unter Einstellungen → Mail importieren.

Achtung

Die MX-Umstellung erfolgt erst nach Abschluss der Migration durch den IT-Verantwortlichen. Bis dahin: Auto-Forward (Sektion 6) ist aktiv und sorgt dafür, dass neue Mails in Proton landen.

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8. Matrix-Account & Welcome-Room

Falls du noch kein Matrix-Konto auf rcz.ma3x.chat hast: → Matrix Chat beitreten.

Empfehlung: Hinterlege rolle@rc-zuerich.ch als E-Mail in deinem Matrix-Konto (für Passwort-Wiederherstellung). Anleitung: E-Mail-Adresse zum Matrix-Konto hinzufügen.

Sobald deine Proton-Mailbox produktiv ist, lädt dich der IT-Supporter in den Matrix-Raum „Willkommen” auf rcz.ma3x.chat ein. Nimm die Einladung an — dort findest du erste Infos und Ansprechpersonen.

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Hilfe & Kontakt

Bei Fragen oder Problemen wende dich an den IT-Supporter über Matrix oder per E-Mail.

Tipp

Für IT-Supporter: Siehe Proton Mail – IT-Supporter-Notizen für Account-Anlage, Reset-Prozess und typische Stolpersteine.